Työkaluja ja käytäntöjä freelancereille

Työkaluja ja käytäntöjä freelancereille

Minulta kysytään usein, mitä toimiminen freelancerina vaatii. Vastaukset ovat kaikkea tunnollisen työnteon, omanarvontunnon ja myyntiosaamisen väliltä. Harva kuitenkaan osaa kertoa sitä, että kaikkien näiden ominaisuuksien taustalla on yksi vieläkin merkittävämpi tekijä: järjestelmällisyys. Se on helppo oppia. Paljon vaikeampaa on järjestelmällinen järjestelmällisyys.

Olisi aliarviointia sanoa, että olen ajanhallinnan mestari. Pikemminkin olen taikuri, joka osaa taikoa aikaa.

Suoritin kandin kahdessa vuodessa saaden kasaan 224 opintopistettä, kun vaatimus valmistumiselle on saada kolmessa vuodessa 180 opintopistettä. Samalla, kun opiskelin, työskentelin asiakaspalveluneuvojana, copywriterina ja sihteerinä. Viikoittain tein töitä noin 15-20 tuntia. Opintojen ja töiden lisäksi minulle jäi vielä aikaa urheilulle ja ystäville.

Tältä näytti tavallinen viikkoni syyskuussa 2015. Opiskelin tuolloin toista vuotta yliopistossa. Opintojeni aikana myöhästyin kahdesta määräajasta ja vietin vain yhden unettoman yön tehtävien takia. Ystävieni silmissä suurin saavutukseni vaikutti kuitenkin olevan se, että kaiken työmäärän keskellä pysyin järjissäni. Se ei ollut minulle hankalaa.

Freelancer-toimittaja saattaa löytää itsensä hyvin vastaavanlaisesta tilanteesta. Opiskelun ja kolmen työn sijaa työpöytää täyttää yksi iso tutkiva juttu ja kolme pienempää artikkelia. Vaikka kuinka haluaisi työstää vain yhtä tekstiä kerrallaan, on kyettävä hallitsemaan monia yhtä aikaa. Kuinka siis pysyä kärryillä kaikesta, mitä tekee ja pitäisi tehdä? Kuinka huolehtia siitä, että säilyttää järkensä?

Tässä minun työkaluni ja käytäntöni.

Muistikirjat

Kannan mukanani neljää muistikirjaa. Aina. Jokainen niistä on kuin kansio, johon tallennan asioita kategorioiden mukaan.

Olennaista ei ole, että sinulla on mukanasi yksi tai useampi muistikirja. Olennaista on se tarkoitus, jota nämä muistikirjat palvelevat: pään sisällä olevan välimuistin tyhjentämistä.

Ihminen pystyy uskomattoman hienosti käsittelemään useita asioita kerralla. Se, missä emme kuitenkaan onnistu yhtä hyvin, on kaikista ajatuksista ja kokemuksista kiinni pitäminen. Siihen pyrkiminen syö valtavia määriä tehokkuudestamme ja niin tekee myös huolehtiminen siitä, onko jokin asia unohtunut.

Tämän välimuistin – ajatusten, ideoiden, tunteiden ja keskeneräisten prosessien – tyhjentäminen auttaa sinua keskittymään siihen, mihin sinun pitäisi keskittyä.

Synkronoidut kalenterit

Tällä hetkellä virtuaalisessa kalenterissani on kuusi erillistä, värikoodattua ja keskenään synkronoitua kalenteria. Eri projektien aikataulujen yhdistäminen yhteen palveluun auttaa minua, mutta myös työkavereitani, läheisiäni ja opiskelukavereitani pysymään ajan tasalla siitä, mikä asia täytyy hoitaa milloinkin.

Jokainen kalenteri koostuu kahdenlaisista merkinnöistä: aikaan sidotuista (esim. tapaa haastateltava klo 15) ja päivään sidotuista (esim. osta lentoliput Helsinkiin). Aikaan sidotut tapahtumat määrittelevät päivien kulkua ja päivään sidotut tapahtumat päivän to do -listaa.

Tällaisten to do -listojen tekeminen on hyödyllistä, mutta vain jos ne tekee oikein. Älä tee yhtä pitkää ja epätoivoa herättävä listaa kaikista tehtävistä asioista, vaan jaa tehtävät tasaisesti kaikille viikon päiville. Aseta tehtävälle deadline ja pidä siitä kiinni. Päiväkohtainen to do -lista auttaa sinua priorisoimaan ja pitämään ajatuksesi siinä, mikä on tänään tärkeää.

Taulukot

Pitkäaikaisia projekteja voi olla hankalaa hallita ja hahmottaa pelkästään kalenterin avulla. Silloin kannattaa käyttää taulukoita.

Alla oleva kuva on taulukkoseuranta saamastani opintotuesta ja palkasta. Kaikki tarpeellinen näkyy yhdellä sivulla, yhdellä silmäyksellä.

Toimivaa ja tarkoitustaan palvelevaa taulukkoa on päivitettävä tasaisesti. Yksittäisten numeroiden lisääminen saattaa tuntua tylsältä puuhalta, joka herättää helposti ajatuksen “myöhemmin”. Älä tee tätä virhettä. Pitämällä päivitysvälin tasaisena muistat, mitä päivitit viimeksi. Pääset myös helpommalla, kun teet säännöllisesti kahden minuutin työn, kuin yrittämällä tehdä kerralla kahden kuukauden työt.

Kaikkien työkalujen yhteiset käytännöt

Älä koskaan poista mitään. Nämä työkalut eivät auta sinua vain nykytilanteen hahmottamisessa. Ne auttavat myös hahmottamaan sitä, mitä olet jo saavuttanut sekä muistamaan tärkeitä asioita.

Joskus aloittaminen on kaikkein vaikeinta. Helpointa on kuitenkin alkaa vain tehdä sen sijaan, että miettisit, mitä sinun kannattaa tehdä – vai kannattaako tehdä mitään. Tekeminen on tehokkaampaa kuin asioiden pyörittelyyn.

Ja kun viimein saat aikaiseksi, pidä siitä kiinni. Käytä näitä työkaluja ja käytäntöjä pienimpiinkin tehtäviin, aikataulutuksiin ja muistiinpanoihin. Kirjoita muistikirjoihin, kalenteriin tai taulukoihin muistiin kaikki muistamisen arvoinen.

Kuinka taikoa lisää aikaa?

Toistamisenkin uhalla: kun teet järjestelmällisyydestä itsellesi rutiinin, pidä siitä kiinni. Se on ainoa keino taikoa lisää aikaa. Tämä toimii tietenkin vain, jos työsi on sinulle tärkeää.

Toimittajan työ ei ole vain työtä. Se on ammatti, jossa työtunteja ei lasketa. Freelancer-toimittaja ei koskaan voi olettaa työpäivien olevan 8-tuntisia, koska toisinaan edes 12 tuntia ei riitä.

Kaiken tämän keskellä on pystyttävä pitämään pilvipalvelut, työpöytä ja oma pää järjestyksessä. Omien työkalujeni ja käytäntöjeni hiomiseen kului vuosia. Se vaatii itsekuria sekä itsensä tuntemista, hyvässä ja pahassa.

Mistä aloittaa? Aseta deadline ja pidä siitä kiinni.

Kirjoittajasta

hanna_tiimi_ok_2

Hanna Tuulonen

Hannan periaate on, että ilman tietoa ei voi olla ymmärrystä, ja että ilman ymmärrystä ei voi olla kehitystä. Hän on toiminut päätoimittajana vuodesta 2014 ja vastaa nykyään Varusmiesliiton painetusta aikakauslehdestä sekä verkkojulkaisusta. Hanna on suorittanut kandidaatin tutkinnon journalistiikasta ja viestinnästä sivuaineinaan hallintotiede ja markkinointi. Tällä hetkellä hän opiskelee tutkivan journalismin maisteriohjelmassa Göteborgin yliopistossa.

hanna@sivukonttori.se

Viimeisimmät postaukset

Ei kommentteja

Kommentoi